Veliko organizacij danes upravljanje tveganj še vedno vodi v Excelih, e-pošti in različnih dokumentih.
Takšno stanje običajno nastane postopoma.
Najprej en splošni register tveganj, nato drugi za trajnost, tretji za informacijsko varnost, četrti za varnost in zdravje pri delu ter morda še dodatni Exceli za ukrepe, incidente in poročila.
Dokler je podatkov malo, še gre. Ko začne sodelovati več oddelkov, vodij in odgovornih oseb, pa se pojavijo znani problemi:
- različne verzije evidenc,
- veliko ročnega usklajevanja podatkov,
- zamudna priprava poročil za upravo, revizijo ali regulatorje,
- težko sledenje spremembam in spremljanje statusov,
- tveganja niso povezana z ukrepi in incidenti,
- pomembni podatki ostajajo razpršeni po različnih datotekah in e-pošti.
Pogosto težava sploh ni v upravljanju tveganj, temveč, da ga poganja Excel.
Vse to lahko poenostavimo z namensko aplikacijo, s katero organizacija pridobi:
- enoten register tveganj za vsa področja,
- manj ročnega dela in usklajevanja podatkov,
- hitrejšo pripravo poročil za vodstvo in regulatorje,
- boljšo sledljivost sprememb in odgovornosti,
- pregled nad statusi tveganj, ukrepov in incidentov,
- manj odvisnosti od posameznikov ali oddelkov in njihovih Excelov,
- boljšo podporo notranjim in zunanjim presojam,
- občuten prihranek časa za nepotrebno administrativno delo.
Naj za lažjo predstavo ponazorimo s konkretnim primerom.
Odgovorna oseba za pripravo poročila o upravljanju tveganj za nadzorni svet je vsake tri mesece za zbiranje in obdelavo podatkov porabila skoraj ves teden. Z namensko aplikacijo pa ima danes poročilo pripravljeno v manj kot eni uri.
Če želite, vam brezplačno prikažemo, kako bi vaše upravljanje tveganj izgledalo v enotnem digitalnem sistemu:
- kako lahko povežemo registre tveganj z različnih področij,
- kako podpremo različne načine ocenjevanja tveganj,
- kako tveganja povežemo z ukrepi in incidenti,
- kako pripravimo avtomatizirana poročila za upravo, revizijo ali regulatorje,
- kje lahko zmanjšate največ administrativnega dela.
Pokažite nam primer vašega registra tveganj (lahko brez pravih podatkov), mi pa vam pokažemo, kako ga lahko digitaliziramo.
Če vas zanima, nam pišite na naslov na [email protected].