Kljub svarilom in nazornim situacijam iz tujine, si najverjetneje še mesec ali dva tedna nazaj nihče od nas ni mogel predstavljati vseh razsežnosti posledic korona virusa. V le nekaj dnevih smo ustavili podjetja, zaprli pisarne, poslovanje v kar se da velikem obsegu preselili v virtualne pisarne, poiskali spletne aplikacije in IT orodja za delo na daljavo in se v najboljši meri organizirali z željo za čim manj poslovne izgube. Kako podjetje in zaposlene uspešno upravljati v času krize, in še pomembneje, po njej, pa ostaja vprašanje, ki si ga te dni zastavljamo prav vsi podjetniki v vlogi vodij.

Situacija, ki je zagotovo unikum v sodobni zgodovini, od nas terja veliko iznajdljivosti in prožnosti, vsekakor pa so ti dnevi – poleg zajezitve širjenja virusa samega – ključni tudi za aktivno načrtovanje in obvladovanje poslovne škode. Ravno zato je že sedaj čas za pokrizne ukrepe, od katerih bo v resnici odvisna kondicija vašega podjetja po krizi. Z mislijo na okrevanje se lahko oziroma kar morate vprašati, kaj naj storimo že danes, da zaščitimo vse deležnike, ki so nam v procesu poslovanja pomembni?

O tem, zakaj je potrebno vzpostaviti sistem upravljanja kontinuitete poslovanja, smo pisali že v blogu Upravljanje tveganj in neprekinjeno poslovanje – Ste pripravljeni na najhujše?, tokrat pa povzemamo še nekaj nasvetov, kako preživeti izbruh korona virusa v podjetju. Slednje je pripravilo svetovalno podjetje Boston Consulting Group, kjer so v nedavni globalni raziskavi tudi ugotovili, da je na večji zunanji šok ustrezno pripravljenih zgolj četrtina podjetij.

1. KOMUNICIRAJTE REDNO, JASNO IN NADZOROVANO

Včasih vodilni v podjetjih menijo, da imajo zaposleni, deležnikih in dobavitelji o dogajanju in odločitvah dovolj informacij: pa je temu res tako? Ali vsi vaši zaposleni in deležniki vedo, kaj morajo storiti in kakšno je trenutno stanje v podjetju?

V času krize se dogajanje spreminja dnevno, včasih tudi iz ure v uro. Zato je predvsem v večjih podjetjih ključno, da komunikacija s ključnimi deležniki poteka usmerjeno in nadzorovano: to pomeni, da se vse pomembne informacije nahajajo na enem (spletnem) mestu, so vsem lahko dostopne in tudi, da o njih poročate dosledno. Vaše sklepe, mnenja in navodila podajajte strukturirano in organizirano, saj se s tem izognete mešanim sporočilom, nejasnostim in napačnim interpretacijam, ki lahko vodijo tudi v širjenje neresnic in vsesplošno zmedenost.

Vodje in komunikatorji morate v tem času delovati tesno skupaj in vzpostaviti krizno komunikacijsko strategijo, kjer določite govorce, teme, kanale in frekvenco komuniciranja. Zavedajte se, da od vašega sodelovanja odvisno, kako bodo vašo (ne)pripravljenost na krizo dojemali zaposleni in eksterno občinstvo. Vzbujati zaupanje in ljudi vseskozi obveščati o dogajanju, ukrepih in sklepih je zato prvi pogoj za ohranjanje stabilnosti.

2. VZDRŽUJTE POMEMBNE ODNOSE, OHRANJAJTE DOBAVNE VERIGE IN OSTANITE ZVESTI POSLOVNIM PARTNERJEM IN STRANKAM

Zagotovo ta čas ni enostaven za nikogar – to imejte v mislih tudi, če kakšen izmed rednih poslovnih partnerjev ni zmožen opraviti dogovorjenega ali plačila izvesti v roku. Morda je za vas ravno sedaj smotrno razmisliti o podaljšanju plačilnih rokov, prilagoditvi cen ali ponudbe. Trenutki, ki smo jim priča, zahtevajo posluh do sočloveka in razumevanje konteksta situacije. Ohraniti človeškost in dobre odnose je zato osrednja vrednota, ki se vam bo obrestovala na daljši rok.

Prav tako je sedaj pravi trenutek, da razmišljate izven običajnih okvirov: kaj lahko kot podjetje ponudite strankam, da jim olajšate oziroma pomagate prebroditi to težko obdobje? Odgovor na to je vaša dodana vrednost, ki jo bodo cenili še dolgo za tem, ko bo kriza mimo. Kako lahko prerazporedite ekipe in stabilizirate dobavne verige z uporabo varnostnih zalog, alternativnih virov in novih sodelovanj? Sedaj je čas za fleksibilnost, komuniciranje z vsemi obstoječimi in tudi novimi relevantnimi deležniki in oblikovanje začasnih rešitev. Prepričani smo tudi, da je čas primeren za vzpostavitev vrste sodelovanj in inovacije, ki vam morda prinesejo tudi pričetek novih, uspešnih zgodb.

V kolikor je le mogoče, se vključite tudi na družbeni ravni. Vsak dan slišimo nove, spodbudne zgodbe o tem, kako se gospodarstvo v času stiske aktivira in išče rešitve za zdravstvo in socialni sistem ,ali po svojih zmožnostih donira. Ne le, da s tem postanete del rešitve – ustvarite tudi zaupanje v vašo znamko ter pokažete, kakšne vrednote kot podjetje živite.

3. SESTAVITE SKUPINO ZA KRIZNO UPRAVLJANJE IN OCENITE OPERATIVNO TVEGANJE

Na trenutno stanje in krizo je potrebno pogledati iz več kotov, da bi lahko sprejeli prave ukrepe in hkrati zagotovili stabilnost poslovanja v kar se da veliki meri. Vaša skupina za krizno upravljanje naj vključuje strokovnjake iz različnih področij; prav tako pa je nujno, da imajo slednji pooblastil za sprejemanje odločitev v tem kratkem času, ki jim je na voljo. Med ukrepi, ki so za obdobje trajanja karantene ključni, je na prvem mestu zagotovo zaščita ljudi in zagotavljanje ustrezne varovalne opreme: tako za zaposlene kot tudi vseh tiste, s katerimi ste v kontaktu; prav tako pa je nujno, da ohranite in vidno izrazite podporo do tistih zaposlenih, ki so hkrati tudi straši, ki se trenutno spopadajo tudi z zasebnimi izzivi. Skrajni čas pa je tudi za vse fleksibilne delovne načrte, ki vključujejo delo na daljavo ali druge infrastrukture rešitve. Pri tem pa še opozorilo: prehod na delo na daljavo je odlična rešitve, pri tem pa ne pozabite, da pomeni tudi obremenitev za vaš obstoječi IT sistem. Zato posebno pozornost posvetite tudi varnosti vaše komunikacije in ustrezni zaščiti.

V tem času je posebej pomembno, da na trenutno stanje in morebitne že nastale škode pogledate kar se da realno in ugotovite, kje je potrebna ublažitev posledic ter koliko časa potrebujete, da lahko poslovanje ponovno vzpostavite. Ključno je, da se zavedate, katere oziroma dejavnosti podjetja so sistemske in katere opcijske. Predvsem pri operacijah, ki so za vas kritične, so potrebni tudi ustrezni načrti, da jih zavarujete in tako učinkovito obvladate izziv, s katerim se soočamo. Vsekakor bodite racionalni tudi v finančnem pogledu in preudarno ravnajte s plačami, povišicami, novimi zaposlitvami ter podobnimi dodatnimi izdatki, da ne preobremenite sistem.

 

***

Oči celotnega sveta so sedaj uperjene v omejevanje vpliva novega virusa in resnici na ljubo, prav nihče izmed nas ne more zagotovo vedeti, kakšne bodo njegove dolgoročne posledice. Vsekakor pa krizo lahko vzamemo tudi kot priložnost za učenje, saj nam je v kratkem času pokazala, kje v procesih so naše šibkosti, in tudi, v čem smo močni!

Vsa podjetja bomo morala pri razvoju politik v prihodnje v večji meri uveljavljati načela prožnosti, saj smo ponovno postavljeni pred dejstvo, da se vse spreminja in nič ni večno. Dlje časa kot bo kriza trajala, večje spremembe lahko pričakujemo. Že sedaj razmišljajte o morebitnih spremembah nakupnih navad vaših končnih strank, večji digitalizaciji storitev in ponudbe, ki je v teh dneh za delovanje ključna, predvsem pa – ostanite pozitivni. Tudi krize bo nekega dne konec – in tedaj bo čas za nove podvige!

Ključni element učinkovite strategije upravljanja tveganj je vzpostavitev okvira za nadzorovanje tveganj in izbira ustreznih KRI-jev – Key Risk Indicators (ključnih kazalnikov tveganja). Ta naloga od vas zahteva, da cilje natančno opredelite in s tem izbere tiste potencialne elemente, ki bi vas pri tem lahko ovirali.

Postopek ustrezne identifikacije KRI-jev lahko vaši organizaciji prinese pomembne prednosti:

Boljše razumevanje dinamike tveganj: Opredelitev in spremljanje KRI-jev ponuja globlji vpogled v ključne grožnje za podjetje;
Zanesljivejše strategije upravljanja tveganj: z večjim razumevanjem dinamike tveganj lahko vodstvena skupina določi natančnejše metode za oceno in zmanjšanje možnih tveganj;
Stopnje tolerance do tveganja: s pomočjo KRI lahko poslovodstvo določi prag tolerance podjetja in meje tveganja, ki sprožijo korektivne ukrepe;
Boljši vpogled v trende tveganj: Periodično in redno spremljanje indeksov KRI organizaciji omogoča natančnejši pregled trendov tveganja. Slednje lahko uporabite, ko se odločate, katere aktivnosti ali poslovne dejavnosti so bolj ranljive in jih je treba nadalje spremljati ter tudi, ko iščete nove priložnosti za rast.

KRI vs. KPI: KAKO NASTAVITI KRI-je IN KAKO SE TI RAZLIKUJEJO OD KPI-jev?KRI-je oz. ključne kazalnike tveganja lahko pojasnimo kot antitezo KPI-jev zaradi naslednjega: KPI-ji služijo temu, da pokažejo, kako dobro podjetje deluje, medtem ko KRI-ji kažejo ravno nasprotno. Podjetje opozarjajo na nevarnosti in grožnje in s tem omogočajo, da se na določeno tveganje odzovejo.

Potrebujete pomoč pri identifikaciji ključnih kazalnikov tveganj?

KRI morajo izpolniti določene zahteve po tem, da so lahko:

Merljivi: v absolutnem številu ali v odstotkih;
Sledljivi: KRI-ji bi morali kazati konsistentno lestvico vrednosti, ki omogoča primerjavo njihovega razvoja;
Predvidljivi: KRI-ji morajo pokazati že zgodnje signale za potencialna tveganja;
Informativni: Zagotavljati morajo natančne napovedi o stanju tveganja.

Zatem ko določite KRI-je, mora vodstvo definirati tudi njihove mejne vrednosti, ki signalizirajo, da je čas za aktivacijo načrtov za zmanjšanje/obvladovanje tveganja.

KAKO POGOSTO MORAMO NADZOROVATI TVEGANJA?
Nadzorovanje tveganj ni enkratni projekt, temveč proces, ki ga je treba izvajati ciklično in s tem zagotoviti, da tveganja spremljamo sistematično. Toda kakšna je optimalna frekvenca? V realnem času, dnevno, tedensko, mesečno ali letno? Pri odločanju o frekvenci vašega nadzora imejte v mislih spodnja dva ukrepa:

i) vsako realizirano tveganje (škodni dogodek) ima lahko različne vplive na organizacijo in
ii) pogostost obvladovanja tveganja najbolj določajo pričakovani učinki.

Postopek za nadzorovanje tveganj mora vključevati tudi informacije iz upravljanja škodnih dogodkov in podatke o dogodkih, ki ste jih z ukrepi uspešno obvladali (Ali sistematično spremljate svoje škodne dogodke? Spremljajte naš naslednji blog, saj bomo govorili o sistematičnem upravljanju škodnih dogodkov in vseh prednostih, ki jih postopek prinaša za celovito obvladovanje tveganj). In ne pozabite na ključno: bodite pozorni in se na vse spremembe odzivajte sproti.

Preizkusite SBR orodje za upravljanje škodnih dogodkov

Na splošno lahko rečemo, da je KRI-je treba redno spremljati, njihovo gibanje pa je sproti sporočati vodstvu organizacije, ki na podlagi prejetih informacij lahko sprejema informirane odločitve. V tem smislu je bistvenega pomena tudi, da ste pri določanju KRI-jev selektivni, saj lahko upravljanje prevelikega števila KRI-jev postane zapleteno in vodi do napačnih zaključkov.

KAKŠNO VLOGO IMA PRI NADZOROVANJU (IN UPRAVLJANJU TVEGANJ) TEHNOLOGIJA?
V številnih primerih je spremljanje in poročanje KRI-jev ročno v realnem času lahko zahtevno in zamudno opravilo. Če ste med tistimi, ki KRI-je še vedno spremljate in o njih poročate s pomočjo v Excelovih tabelah, veste, o čem govorim. V teh primerih vam lahko tehnologija omogoči dostop do natančnih in posodobljenih podatkov o različnih metrikah tveganja in poenostavi proces poročanja.

Podjetja z jasno oblikovano strategijo upravljanja tveganj lahko tehnologijo uporabijo tudi za spremljanje razvoja KRI-jev, bonitetnih ocen in za periodično poročanje vodstvu. Tovrstna avtomatizacija poročanja s prilagodljivimi nadzornimi ploščami upravljavce tveganj obenem osvobodi niza nalog z nizko vrednostjo, kot je spremljanje tveganj; sčasoma izboljša sledljivost podatkov in zmanjša možnosti človeških napak. In kar je najpomembneje: vsem, ki se ukvarjate z upravljanjem tveganj, prihrani čas in vam s tem omogoči tudi, da se še bolj osredotočite na učinkovitost.

 

P.S.: Da boste osvežili svoje znanje o sistematičnem upravljanju tveganj, si lahko preberete prejšnje zapise:

Kako se upravljanja tveganj lotiti sistematično?

Kako identificiramo tveganja?

Kaj je tveganje?

Vrednotenje tveganj [1.del]: Kako vzpostavimo okvir za vrednotenje tveganj?

Vrednotenje tveganj [2.del]: Kako tveganja ovrednotimo v praksi?

***

Stopite v kontakt z našo ekipo, če želite ustrezno upravljati vaša tveganja.

Za več informacij o upravljanju tveganj spremljajte naš LinkedIn & Twitter račun. Lahko pa se vključite tudi v debato v LinkedIn skupini ERM – KORPORATIVNO UPRAVLJANJE TVEGANJ.